En el sótano de Traumatología hay una de las salas más curiosas del hospital: los archivos, un servicio donde el trabajo es continuo y con una misión fundamental para el desarrollo de la asistencia sanitaria. El Hospital Virgen de las Nieves tiene dos archivos, el de Traumatología y otro situado en el sótano del Materno con el material de este centro y del Hospital General.

Son los 'archivos secretos' de un hospital, millones de sobres con las historias clínicas de los pacientes. De todos. De los que están ingresados y de los que ya no lo están. De los que siguen alguna consulta del especialista o de los que fueron atendidos alguna vez. En total, más de dos millones de historias, de las que 600.000 están en Trauma.

"Aquí se funciona con este sistema de archivo desde el año 1994. Antes, cada servicio tenía la historia de sus pacientes pero con la llegada de la historia única hubo que unificarlos. Así, no sólo están los archivos desde este año sino todos los que se conservaban de esos archivos independientes de los servicios", explica la jefe del servicio administrativo, Gador Gualda.

Entrar en el archivo es como hacerlo en una gran biblioteca. Organizados por números y colores (cada paciente tiene un número de historia que por centenas va cambiando el color del sobre) unas estanterías deslizantes permiten sacar las historias de cada paciente y repartirlas según la demanda de los médicos. Dentro de cada sobre se encuentran todos los papeles relacionados con la atención sanitaria: radiografías, analíticas, partes de ingreso o de alta...

El funcionamiento es sencillo. El servicio recibe con dos días de antelación una lista de cada una de las consultas de especialistas con los pacientes citados. Entonces, el personal busca las historias de cada uno y se envían a reparto. De esta tarea se encargan ya los celadores en carros automatizados y cerrados.

"Dos días antes se saca la historia y se 'presta', se envía, generalmente por la tarde para que a la mañana siguiente ya la tengan en la consulta", dice José Manuel Pérez Castillo, jefe de equipo de documentación. Una vez terminada la consulta, las historias se devuelven.

Además, se atienden las peticiones diarias de ingresos no programados o pacientes urgentes. En total, se sirven al día unas mil historias sólo en Traumatología.

Pero este sistema, el papel, tiene los días contados. El servicio trabaja a caballo entre la historia informatizada y la de papel. Un sistema informático les permite tener acceso por el número de historia del paciente a sus episodios asistenciales. Ya están digitalizadas las radiografías y pruebas de imagen, las analíticas y la hoja de hospitalización. El objetivo: ahorrar papel y ganar en seguridad y eficacia.

Además, trabajan con varios servicios para la informatización total. El futuro es que todas las historias (todos los contenidos de los sobres) de todas las especialidades estén informatizados, momento en que se destruirá el papel. Ya trabajan con Oftalmología y Salud Mental y en breve se unirá neurofisiología.

No atienden sólo las peticiones médicas sino también de investigadores y becarios que realicen estudios sobre casos específicos y requerimientos judiciales, que se envían totalmente digitalizados.