El Ayuntamiento de Santa Fe, a través del archivo municipal, ha llevado a cabo una nueva fase de digitalización de sus fondos documentales financiada por la Consejería de Cultura de la Junta de Andalucía. Se pone así continuidad a los trabajos realizados en los últimos años y que tras sucesivas fases han conseguido alcanzar más de 55.450 documentos digitalizados. Un fondo documental que, además de guardar y conservar el patrimonio documental producido y recibido por el Consistorio local a través de los años, muestra cómo se ha ido forjando la identidad de la ciudad de Santa Fe desde los tiempos de la conquista de Granada.

La empresa encargada de esta digitalización es Scanea2, firma granadina especializada en el ámbito de la digitalización del patrimonio documental. El proceso se realiza mediante un escáner planetario cenital que evita desencuadernar la documentación y ofrece imágenes en alta resolución. La captación se realiza página por página en escala de grises con el fin de preservar la calidad del documento en pantalla así como su posterior impresión. En esta ocasión, se han reproducido un total de 17.000 páginas (imágenes a escala de grises) procedentes de distintos documentos.

Entre ellos se encuentran los libros de cuentas de propios con información sobre la gestión económica de los bienes de la ciudad o también denominados "propios". Esta serie documental comienza en el siglo XVI y termina en el siglo XIX. Junto a ellos se encuentra el Catastro del Marqués de Ensenada, probablemente la documentación más rica sobre la población que se ha elaborado en la historia de España. Es una averiguación realizada para modernizar la hacienda española en el siglo XVIII a través de la creación de una única contribución, frente a la dispersión fiscal heredada de la Edad Media. Así, a lo largo de 1.720 páginas se hace un estudio exhaustivo sobre la ciudad de Santa Fe en 1752 haciendo referencia al gobierno municipal y sus componentes, al término municipal y a la jurisdicción de la ciudad, así como al padrón de vecinos, los oficios, las diferentes actividades económicas y sus ingresos.

Otros documentos que a partir de ahora se dispondrán en soporte digital son los denominados Elecciones de alcaldes de la ciudad desde 1567. Son fruto de una votación que se realizaba anualmente y que, si bien se recogía en los libros de actas del Ayuntamiento Pleno, en el caso de Santa Fe se abría también un expediente de elección separado que son estos documentos. Junto a los alcaldables, también hay documentos que hablan sobre la población de la época, los padrones de habitantes, uno de los documentos más identificados con la actividad administrativa de los ayuntamientos. Salvo excepciones, hasta bien entrado el siglo XVIII el recuento de la población se hacía por vecinos (que no habitantes). El vecino era mayor edad y cabeza de familia, en la mayoría de los casos, salvo en el caso de las viudas o mujeres no casadas, hombres que tenía a su cargo una unidad familiar. El primero que se elaboró en Santa Fe data de 1492. Ya en el siglo XVIII los padrones que también se conocen como censos, incluyen a todas aquellas personas que viven en una misma casa, su relación familiar, y aporta una nueva información, su edad. Durante este mismo siglo, sobre todo en el siglo XIX, también la calle donde está la vivienda y la profesión de las distintas personas que habitan la casa. Ya en el siglo XX, la información se completa con su procedencia, y otros datos peculiares tales como si sabe leer y escribir.

Este trabajo de digitalización y reproducción es una herramienta valiosa porque constituye una copia de seguridad vital para garantizar la conservación de la información que se conserva a lo largo de los años en el archivo municipal. De este modo, se evita la consulta de originales, eliminando este elemento de deterioro de la documentación. Además, la consulta de la documentación digitalizada es más eficaz, puesto que permite ampliar la imagen, es más rápida e incluso se puede reproducir, en baja resolución.

Asimismo, otra ventaja de la digitalización es la necesidad de comunicación instantánea. Hoy en día las nuevas tecnologías son un fenómeno común a los archivos y la digitalización propicia el acceso universal a sus fondos. Hasta ahora los archivos ofrecían la consulta en línea de instrumentos de descripción, inventarios o catálogos; desde hace unos años los archivos ofrecen en la red los fondos reproducidos para su consulta libre. En el caso del archivo histórico de Santa Fe, a partir del próximo verano más de cincuenta mil imágenes de los documentos digitalizados se colgarán en su página web: libros de actas del Ayuntamiento Pleno desde 1577, el libro de fundación de la ciudad (1492-1496) en el que se describe cómo se asentaron y avecindaron los primeros santaferinos, los privilegios de Santa Fe (1499-1818), documentación económica desde principios del siglo XVI y de la población de la ciudad desde 1492, entre otros.