La gestión de las ayudas públicas suele ser un quebradero de cabeza para las administraciones. Los funcionarios deben consultar múltiples bases de datos y muy diferentes, revisar que todo está bien, realizar la resolución de acuerdo de inicio de la tramitación, corregir los defectos... Y el volumen de solicitudes puede ser ingente. Susana Romero, directora general de Trabajo Autónomo y Economía Social de la Consejería de Empleo, recuerda que las ayudas de inicio de actividad del trabajo autónomo de 2018, con 20.000 solicitudes, se terminaron de pagar casi dos años después, pese al ingente trabajo de entre siete y ocho funcionarios por provincia. "Sacábamos una ayuda y en el momento del pago había perdido su finalidad, eso no tenía lógica", dice Romero.

En un contexto de pandemia, ese retraso no era solo injustificable sino también inviable. Por eso la Consejería de Empleo decidió contratar los servicios de la multinacional británica Blue Prism, que se había instalado en España poco antes de la expansión del virus y que tenía al cordobés José Manuel Gavilán como Country Manager. Blue Prism está especializada en la automatización inteligente de procesos mediante "trabajadores digitales" (robots). Lo que hace esta empresa es crear un 'software' que hace exactamente esa función repetitiva de consulta y revisión de los funcionarios en mucho menos tiempo.

En concreto, el pago de la convocatoria de la ayuda lineal de 1.000 euros a autónomos cerrada el 29 de noviembre se produjo en una media de solo de 35 días. Y eso fue gracias a que 17 robots o trabajadores digitales del 'software' de Blue Prism gestionaron 2.500 expedientes diarios, una velocidad impensable para un funcionario. Antes ya se había trabajado con Blue Prism con las ayudas de 300 euros destinadas al pago de la cuota, puestas en marcha en abril y resueltas en tres meses; y en las ayudas al alquiler del pasado mes de octubre, finiquitadas en dos meses. En total, 102 millones de euros movilizados para 125.000 beneficiarios, todos al corriente del pago.

Según la Junta 238 funcionarios se han ahorrado 100.000 horas de trabajo repetitivo para dedicarlas a tareas de más valor

La aplicación de este sistema no ha consistido solamente en adquirir el 'software'. Hay más trabajo detrás. Empleo adquirió un modelo estándar, Blue Prism Enterprise, y la consultora tecnológica EY, desde su centro de excelencia en el PTA de Málaga, lo 'customizó' para adaptarlo a los requerimientos de la administración pública. David Gómez, director comercial de Blue Prism en España para el sector público, asegura que el modelo de automatización de su empresa está ya generando empleo de forma indirecta en Andalucía gracias los servicios de implantación de su tecnología. Y cita otros centros de asesoramiento tecnológico como los creados por Atento y Accenture en Sevilla, que dan servicio a empresas y administraciones en el ámbito nacional y también en el internacional.

La redacción de los decretos es clave

Por parte de la Consejería también hubo trabajo. La redacción de los decretos fue fundamental, ya que se debían tener en cuenta todos los procesos que el robot era capaz de hacer y reflejarlos en la norma. "Primero es la norma y luego se automatiza, no se puede empezar la casa por el tejado; y hay que hacerla pensando en automatizarla, no se pueden poner cosas no automatizables", resume Susana Romero.

A esta redacción y a la elaboración, por ejemplo, de planes estratégicos, tareas de más alto valor, se han podido dedicar los funcionarios, añade Romero, que han abandonado el trabajo repetitivo. En total, 100.000 horas menos de esta labor de consulta y revisión para 238 trabajadores de la Consejería de Empleo. 

Ahora llega un nuevo reto para el sistema automatizado, quizás el mayor. 272 millones de euros para repartir entre las empresas con trabajadores en ERTE. El tiempo es oro y entre dos años para recibir la ayuda y un mes hay mucha diferencia. Y más si las empresas están con el agua al cuello.