Tecnología

Una solución 'on line' a la gestión del papel

  • El sistema SMVeritas, desarrollado por la compañía Simply Smart, reduce los costes en la firma de contratos tanto laborales como mercantiles y además incluye la certificación de facturas homologadas por la Agencia Tributaria.

La empresa tecnológica Simply Smart ha desarrollado un sistema para facilitar la gestión documental de las grandes compañías que supone un coste en inversión inicial nulo para sus usuarios. La herramienta SMVeritas.com permite manejar de una forma ágil y sencilla todo el volumen de documentos, desde facturas a contratos, a través de la Red. Ha sido el primer sistema de administración 100% on line homologado por Agencia Tributaria Española que hace posible la destrucción del papel físico habitual en las actividades económicas.

SMVeritas.com es la primera plataforma diseñada para una administración totalmente externalizada y en modo cloud computing, que permite la gestión de todo tipo de documentación de nuestra empresa, con funcionalidades que van desde la digitalización certificada de facturas hasta la firma on line de contratos electrónicos. Es decir, permite la digitalización de las facturas de proveedores, la generación de facturas de venta y la realización de firma de contratos o presupuestos a través de una única web y sin necesidad de instalaciones o soporte por parte de sus clientes. Está orientada tanto a pymes como a grandes compañías o multinacionales con delegaciones en diferentes ubicaciones puesto que posibilita una gestión común y única desde cualquier punto geográfico.

El uso del sistema SMVeritas.com favorece la reducción del espacio dedicado a almacenar toda la documentación física que, por ley, debe mantenerse y guardarse durante cinco años, ya que sus procesos de digitalización homologada otorgan el mismo valor a los documentos digitalizados que a los originales. Además, ahorra tiempo, aumenta la productividad y abarata costes y recursos en la gestión documental, reduciendo el gasto en ocasiones hasta en un 92%.

SMVeritas.com es el primer sistema homologado por Agencia Tributaria Española cuyo abanico de  funcionalidades están totalmente desligadas a la ubicación de la oficina del cliente. Cumple tanto con la normativa española, la ley 59/2003 de firma electrónica, como con la Directiva 1999/93 de la Unión Europea. Esta normativa será actualizada en julio, transformándose en un nuevo Reglamento que va a permitir, entre otros aspectos, que los certificados reconocidos en la firma electrónica de contratos de un Estado miembro tengan la misma validez legal en el resto de Estados de la Unión Europea. De esta forma, a través de SMVeritas.com, se facilita enormemente la firma de contrataciones de servicios entre empresas de países pertenecientes a la Unión.

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